Lajitietokeskuksen henkilörekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin yliopisto, Luonnontieteellinen keskusmuseo Luomus
Y-tunnus: 0313471-7
Luonnontieteellinen keskusmuseo
PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Dare Talvitie
puh. 02941 28622
sähköposti dare.talvitie@helsinki.fi 
ICT-tiimi
Luonnontieteellinen keskusmuseo Luomus
PL 17 (Pohjoinen Rautatiekatu 13)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO

3. Rekisterin nimi

Lajitietokeskuksen toimijatietokanta

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Liittämään luonnontieteelliseen tietoon toimijatiedon (mm. havaitsijan, lajinmäärittäjän)
  2. Tarvittaessa mahdollistamaan yhteydenoton toimijaan esim. lisätietojen kysymistä varten
  3. Luomaan kullekin toimijalle uniikin tunnisteen, jolla esim. samannimiset mutta eri aloilla tai eri aikoina toimineet henkilöt voidaan erottaa toisistaan

5. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjästä kerätään seuraavia henkilötietoja:

  • nimi
  • sukunimi
  • sähköpostiosoite
  • lähdejärjestelmän toimittama tekninen tunniste (käyttäjätunnus tai käyttäjänumero)
  • roolit lajitietokeskuksen järjestelmissä
  • käyttäjän kaverit
  • käyttäjän omat asetukset
  • syntymävuosi

Lisäksi järjestelmän lokiin tallennetaan kustakin tapahtumasta käyttäjän IP-osoite sekä päivämäärä ja kellonaika.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Lajitietokeskuksen henkilötietojärjestelmä saa tietoja seuraavista tietolähteistä:

  • käyttäjän oma ilmoitus verkkolomakkeella
  • käyttäjän kirjautuessa organisaationsa palvelukanavaa (Haka, Virtu) myöten tämän organisaation henkilötietokanta
  • käyttäjän kirjautuessa sosiaalisen median palveluntarjoajan kautta kyseisen organisaation henkilötietojärjestelmä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Lajitietokeskuksen sisältö on lähtökohtaisesti avointa dataa, ja julkaistaan lajitietokeskuksen www-sivuilla sekä rajapintojen kautta. Julkistettavaan sisältöön kuuluu havaitsijan nimi. Muita henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilörekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot sisältävä tietokanta sijaitsee Suomen rajojen sisäpuolella, ja siihen on pääsy ainoastaan tunnistautuneilla Lajitietokeskukseen liittyneiden viranomais- tai tutkimusorganisaatioiden henkilökunnalla. Kaikki käyttö lokitetaan.

Henkilötietoja kuljettava verkkoliikenne on suojattu salatuilla protokollilla, ja laitteet joilla rekisteri sijaitsee on suojattu niin fyysisin kuin tietoteknisin keinoin.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella lajitietokeskus-järjestelmän käyttäjällä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Kirjautunut käyttäjä näkee omalta profiilisivultaan, mitä henkilötietoja järjestelmässä hänestä on.

Ei-kirjautunut käyttäjä voi tehdä tarkastuspyynnön kirjeitse tai sähköpostitse rekisterinpitäjälle (ks. kohta 2).

Tarkastuspyyntö on maksuton korkeintaan kerran vuodessa (12kk) toteutettuna.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Itse ilmoitettujen tietojen osalta kirjautunut käyttäjä voi tehdä korjauksen itse.

Mikäli tieto koskee ei-kirjautunutta käyttäjää, tai on saatu muun organisaation järjestelmästä, mutta on jostain syystä Lajitietokeskuksen rekisterissä virheellinen, oikaisupyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle (ks. kohta 2).

11. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietoja käytetään ainoastaan luonnontieteellisen alan tutkimus- ja viranomaistoimintaan liittyen. Niitä ei luovuteta Suomen lajitietokeskukseen liittyneiden viranomais- ja tutkimusorganisaatioiden ulkopuolelle. Lajitietokeskukseen liittyvät organisaatiot ovat EU:n tai Euroopan talousalueen sisäisiä.